Dobry kupiec to wyzwanie rekrutacyjne dla działów HR. Jak badać i znajdować talenty?

W dobie spowolnienia gospodarczego organizacje zaczęły mocniej przyglądać się wydatkom. Wizja oszczędności spowodowała, że wzrosło zapotrzebowanie na specjalistów ds. zakupów. Kupiec, który potrafi analizować, wyszukiwać dostawców oraz dobrze negocjować ceny może w krótkim czasie pomóc organizacji zredukować koszty. Jak znaleźć idealnego kandydata na to stanowisko?

Kupiec, a coraz częściej specjalista ds. zakupów, to zawód występujący w niemal każdym przedsiębiorstwie. Osoba na tym stanowisku nie tylko odpowiada za dostarczanie oraz sprzedaż towarów i usług, ale również za wdrożenie długofalowej strategii organizacji, poprzez nawiązywanie i podtrzymywanie dobrych relacji z klientami oraz partnerami. Do innych zadań kupca należą m.in. negocjowanie warunków zakupu, kontrola terminowości dostaw, współpraca z innymi działami firmy. Ze względu na charakter zawodu, idealny kandydat posiada wyższe wykształcenie, wysoko rozwinięte umiejętności negocjacyjne oraz dobrą znajomość języka angielskiego. Co istotne, dojrzałość polskiego rynku spowodowała, że bardziej od młodości i ambicji, dla pracodawców liczy się doświadczenie w konkretnym obszarze biznesowym.

Analizując portale pracy natrafimy więc na ogłoszenia dla:
• Procurement Suppy Chain
• Kupca FMCG
• Kupca Mody
• Kupca Capex/MRO
• Commodity Buyer
• Kierownika ds. rozwoju dostawców w Europie
• Operational Buyer
• Kupca ds. Marki Własnej
• Kupca Projektowego – obszar: mechanika

Osoby zainteresowane rozwojem w tym obszarze mogą liczyć średnio na 1438 ofert pracy miesięcznie (dane Pracuj.pl dla 30-dniowego okresu badawczego w 2022 r., przy uwzględnieniu ofert ze wszystkich województw). Najwięcej ofert pracy dla tego zawodu znajdziemy w branży FMCG. Działy HR mają jednak problem ze znalezieniem odpowiednich kandydatów na to stanowisko.

TOP 5 kompetencji skutecznego kupca

1. Umiejętności analityczne

Grupa umiejętności analitycznych należy do tzw. kompetencji twardych. Dobry kupiec powinien w sposób poprawny analizować dane, umieć zestawiać je z informacjami od dostawców, z rynku, z trendami rynkowymi, strukturami kosztów, a także potrzebami organizacji. Umiejętność wyciągania wniosków, chęć zdobywania wiedzy, poprzez analizowanie danych, to chleb powszedni kupca. Osoba na tym stanowisku powinna znać analizy: ABC, XYZ, Make or Buy, TCO, 5 sił Portera, macierz Kraljica, spend analysis.

2. Umiejętności negocjacyjne

Umiejętności komunikacyjne, budowania relacji, a także zdolności negocjacyjne to nieodłączne elementy pracy osoby zatrudnionej na stanowisku kupca. W codziennej pracy spotyka się on z dostawcami, ustala ceny oraz warunki współpracy w sposób, który powinien satysfakcjonować obie strony. Według P. Honeya najważniejszą zdolnością negocjatora jest koncentracja na interesach – idea ta powinna również przyświecać kupcowi. Dobrze przeprowadzona rozmowa z dostawcami wpłynie na lepszą ofertę i jakość usług, na lepsze ceny i ostatecznie na zbudowanie wizerunku osoby kompetentnej i błyskotliwej.

3. Branżowa wiedza

Dobry kupiec to osoba, która posiada wiedzę o swojej branży i się nią interesuje. Cecha ta jest szczególnie pożądana przy rekrutacjach kandydatów do pracy z danym typem asortymentu, np. w modzie.

4. Umiejętność pracy pod presją czasu

Zmieniające się otoczenie powoduje, że w coraz większym stopniu wymaga się od kandydatów posiadania kompetencji miękkich w zakresie radzenia sobie ze stresem oraz presją czasu. Umiejętność zarządzania własnym czasem pracy, terminowego wykonywania zadań oraz planowania to kompetencje niezwykle pożądane u kandydatów na stanowisko kupca.

5. Asertywność

Asertywność to nie to samo co wyniosłość czy chamstwo, to umiejętność wyrażania własnej opinii, emocji, stawiania granic oraz mówienia „nie”. Osoby, które są asertywne potrafią jasno zakomunikować swoją opinię, bez problemu przyjmują słowa krytyki, potrafią wypracować kompromisy, są odporne na stres i dobrze kontrolują swoje emocje. To postawa, którą bardzo trudno wypracować, a jest niezwykle pożądana przez pracodawców. Asertywność pomaga kupcowi skutecznie negocjować oferty oraz realizować zlecenia wewnętrznych klientów.

6. Inteligencja emocjonalna

Według Golemana, na inteligencję emocjonalną składa się pięć czynników: dobra znajomość samego siebie, umiejętność kontrolowania emocji, wyznaczania celów i ich realizacji, empatia oraz zestaw umiejętności społecznych, wśród których znajdziemy przywództwo, perswazję, a także intuicję społeczną. W przypadku roli kupca niezwykle przydatne są kompetencje z zakresu odczytywania emocji innych ludzi, odnajdywania się w różnych sytuacjach, a także silna motywacja do realizacji zadań. Również umiejętność kontrolowania emocji, w przypadku negocjacji umów, jest kluczowym czynnikiem sukcesu.

Dodatkowo, do najczęściej wskazywanych kompetencji kupca należą: umiejętność logicznego myślenia, dobra organizacja pracy, dokładność, sumienność, wysokie umiejętności matematyczne, umiejętność planowania oraz szybkiego podejmowania decyzji. Dobry kupiec powinien więc być osobą o szerokim spektrum kompetencji i o umyśle analitycznym.

Pod lupą: kupiec mody

Ewelina Lewandowska, Talent Acquisition Leader w LPP S.A., wskazuje, że w przypadku branży modowej, gdzie niezbędni są kupcy mody, na początku należy dobrze zrozumieć stanowisko pracy. – Nasz kupiec mody współpracuje z projektantem, technologiem oraz grafikiem tworząc zespół pracujący nad danym asortymentem w jednej z naszych marek. Większą część dnia zajmują mu kontakty z dostawcami: wymiana maili oraz spotkania w siedzibie firmy lub bezpośrednio u dostawcy w kraju, w którym prowadzi on swoją działalność. Głównym zadaniem kupca mody w LPP jest zakup towaru zgodnie z określonymi założeniami firmy tak, by cena była atrakcyjna dla klienta i adekwatna do jakości produktu. Ważne jest także pilnowanie terminowości dostaw oraz analiza wyników sprzedaży. Praca na stanowisku Kupca jest więc bardzo dynamiczna, dlatego osoby chcące pracować na tym stanowisku powinny lubić szybkie tempo pracy i umieć ustalać priorytety. Z uwagi na współpracę z zagranicznymi dostawcami niezbędna jest tutaj znajomość języka angielskiego. Ważna jest umiejętność komunikacji i współpracy w zespole. Osoby chcące pracować na tym stanowisku powinny być bardzo dobrymi organizatorami i pilnować terminów. Ponadto posiadać umiejętności negocjacyjne i analityczne. Dobrze czuć się pracując na Excelu – przygotowując zestawienia, raporty i tabele. To stanowisko łączy w sobie pracę analityczną z kreatywną, dlatego oprócz umiejętności logicznego myślenia równie istotne jest poczucie estetyki i przydaje się znajomość aktualnych trendów modowych (choć to jesteśmy w stanie tego się nauczyć). Cenimy osoby zdeterminowane, pełne zapału i lubiące wyzwania.

Firma LPP S.A. w tym roku planuje zatrudnić ponad 50 osób na stanowiska zakupowe. Jak podkreśla ekspertka, zawód kupca z roku na rok zyskuje na znaczeniu i już dziś jest pożądany przez pracodawców, którzy dostrzegli, że dobry kupiec to realne pieniądze w postaci oszczędności. Wyzwaniem dla firm jest sprostanie oczekiwaniom finansowym kandydatów oraz działania konkurencji. W przypadku osób wchodzących na rynek pracy kandydaci nie mają jasnej wizji tego stanowiska. – W przypadku młodych osób dostrzegamy, że nie mają one pełnego, jasnego obrazu tego stanowiska. Bardziej kojarzy im się ono z branżą produkcyjną. Dodatkowo, młode osoby nie są świadome, jak duży mogą mieć wpływ na świat mody, gdy wybiorą ścieżkę kariery opartą na stanowisku kupca, dlatego w naszych działaniach często staramy się prowadzić komunikację nastawioną na edukację rynku pracy – dodaje Ewelina Lewandowska.

Od juniora do CPO, czyli jak wygląda ścieżka kariery kupca

– W branży modowej ścieżka kariery kupca zaczyna się od stanowiska asystenta kupca mody, który ściśle współpracuje z doświadczonym kupcem, nabywa wiedzę i umiejętności niezbędne do późniejszej, samodzielnej pracy. Następnymi etapami rozwoju kariery są stanowiska młodszego kupca mody, kupca mody, starszego kupca mody. Pracownicy z doświadczeniem produktowym oraz umiejętnościami analitycznymi mogą awansować na stanowisko: produkt menagera, menadżer produktu, kierownika ds. zakupów czy oraz dyrektora biura produktu / departamentu. Opcji jest bardzo dużo. Wśród naszych pracowników mamy przykłady takich wewnętrznych awansów – mówi Ewelina Lewandowska, LPP.

Jakie kompetencje są niezbędne na poszczególnych etapach kariery? Osoby, które dopiero rozpoczynają karierę zawodową na stanowisku młodszego specjalisty ds. zakupów, powinny posiadać zestaw umiejętności uwzględniający znajomość podstaw negocjacji, procesu zakupowego, zarządzania kontraktami. Dodatkowo, osoba ta powinna być otwarta na współpracę z innymi pracownikami firmy, posiadać asertywność oraz dobrą organizację pracy. Mile widziana jest znajomość technologii oraz chęć nauki.

Młodszy kupiec, który pragnie awansować na stanowisko strategiczne np. category leader, powinien posiadać rozwinięte kompetencje z zakresu analizy danych, zarządzania ryzykiem, zarządzania projektami zakupowymi, SRM, strategic sourcing, value engineering. Dodatkowo, powinien rozwijać tzw. kompetencje miękkie, do których należą: kreatywność, umiejętność słuchania innych, krytycznego myślenia, budowania relacji międzyludzkich, a także opanowanie i radzenie sobie z konfliktami.

Kolejnym etapem rozwoju kariery dla category leadera jest kierownik, dyrektor, CPO, gdzie umiejętność zarządzania zespołem odgrywa kluczowe znaczenie. Oprócz kompetencji twardych liczyć się będą kompetencje miękkie i przywódcze, do których należą: budowanie efektywnych zespołów, delegowanie zadań, rozwój podwładnych, samokontrola, czy umiejętność przewodzenia zmianom.

Jak zrekrutować odpowiednie osoby?

Ze względu na rosnące zapotrzebowanie firm na stanowiska kupców działom HR zależy na pozyskaniu odpowiednich kandydatów w dość krótkim czasie. Specjaliści rynku pracy dostrzegają trend upraszczania procesów i wprowadzania automatyzacji zadań. Szczególnie ten ostatni punkt jest widoczny w działaniach selekcyjnych, w których coraz częściej wykorzystuje się testy kompetencyjne. – Nasz proces rekrutacyjny na stanowisko asystenta kupca mody składa się z dwóch etapów. Pierwszy, jest etapem grupowym i składa się z 3 krótkich części – testu z języka angielskiego, testu Excel, analitycznego oraz zadania grupowego. Drugim etapem jest rozmowa, podczas której pytamy o doświadczenie, umiejętności, zainteresowania, rozmawiamy o modzie. Opowiadamy również o specyfice pracy w danym zespole, kwestiach organizacyjnych i o warunkach pracy. Kandydat ma również możliwość zadawania pytań o interesujące go kwestie. Z kolei w przypadku rekrutacji na stanowisko kupca, stosujemy test językowy oraz znajomości Excela, a także przeprowadzamy bezpośrednią rozmowę z kandydatem, podczas której skupiamy się na doświadczeniu zawodowym oraz badamy, czy osoba posiada umiejętność radzenia sobie w różnych sytuacjach, z jakimi kupiec może spotkać się w codziennej pracy. Ważny jest dla nas sposób myślenia oraz dokładność, szybkość działania – opisuje Ewelina Lewandowska, LPP.

Według Talent Bridge firmy już na wczesnym etapie rekrutacji wybierają testy kompetencje, które oszczędzają czas, dokonują szybkiej selekcji kandydatów oraz dają natychmiastowy feedback obu stronom procesu rekrutacyjnego. – Organizacje poszukujące kupców najczęściej wybierają test analityczny oraz test sprawdzający praktyczną znajomość Excela. Testem analitycznym możemy sprawdzić, czy nasz kandydat posiada umiejętność analizy i interpretacji danych, czy umie dostrzec oraz rozwiązać problemy, czy posiada umiejętność krytycznego myślenia, a także czy dostrzega trendy. Takim testem udało nam się przebadać już 9349 kandydatów na stanowisko kupca. Średni wynik kandydatów to 40,3% (w 100% skali), co oznacza, że kandydaci posiadają umiarkowany poziom kompetencji analitycznego myślenia – mogą popełniać znaczące błędy, nie dostrzegać trendów. To niezwykle istotna informacja dla działów HR – tłumaczy Piotr Marciniak, Managing Director Talent Bridge.

Umiarkowany poziom kompetencji analitycznego myślenia u kandydatów może powodować trudności w znalezieniu odpowiednich osób na stanowisko kupca. Przedłużająca się rekrutacja niekoniecznie jest wynikiem złej pracy działów HR a czynników od nas niezależnych. Być może organizacje będą musiały zastanowić się nad wdrożeniem na stałe programu rozwoju kompetencji nowych pracowników i zatrudniać kandydatów, co prawda o innym profilu kompetencyjnym, ale nastawionych na rozwój oraz naukę. W momencie, gdy na rynku brakuje danych kompetencji i idealnych kandydatów warto stać się organizacją, która je znajduje i rozwija talenty.